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25.02.2018

Terminkoordination für Freelancerinnen - Möglichkeiten und Grenzen des Outsourcings
AVIVA-Redaktion

Während das Outsourcing in vielen Ländern zum Alltag gehört, ist es in Deutschland vergleichsweise noch wenig verbreitet. Die Auslagerung von bestimmten Geschäftsprozessen birgt jedoch die Chance, sich besser auf das Kerngeschäft fokussieren zu können. Gerade Freelancerinnen in kund*innenorientierten Branchen verlieren oft viel Zeit bei Routineaufgaben, während die Hauptarbeit zurück bleibt. Denn Terminkoordination und telefonische Erreichbarkeit sind so wichtig wie zeitintensiv. Daher stellt sich die Frage nach dem Outsourcing dieser Dienstleistungen.



Überblick zu Chancen und Risiken des Outsourcings

Allgemein dient das Outsourcing der Auslagerung zeitraubender Routine- und Support-Aufgaben. Hierzu gehören etwa Aufgaben der Bürokommunikation, die Terminkoordination, IT-Aufgaben oder Reinigungsarbeiten. Ziel des Outsourcings ist die Konzentration auf die eigenen Kernbereiche. Anders als bei betriebseigenem Personal entfällt beim Outsourcing zudem die Auswahl und Einarbeitung der benötigten Mitarbeiter*innen. Auch der Verzicht auf feste Gehaltszahlungen, etwa für das Sekretariat, spricht für die Auslagerung der Geschäftsbereiche. Externe Dienstleister*innen beschäftigen professionell ausgebildete Arbeitskräfte, die sich kompetent um die outgesourcten Aufgaben kümmern.

Ein Nachteil beim Outsourcing kann der Kontrollverlust über die Bereiche sein, die outgesourct werden. Bei anspruchsvolleren Tätigkeiten wie etwa im Bereich der IT kann dies zu Problemen führen. Handelt es sich jedoch um Routine-Tätigkeiten wie die Gewährleistung telefonischer Erreichbarkeit, so versprechen externe Bürodienste kompetente Unterstützung. Daher stellt sich die Frage, ob die Aufgaben auch wirklich im Sinne der Firma oder Unternehmerin erledigt werden. Bei anspruchsvolleren Tätigkeiten wie etwa im Bereich der IT kann dies zu Problemen führen. Handelt es sich jedoch um Routine-Tätigkeiten wie Gewährleistung telefonischer Erreichbarkeit, so versprechen externe Bürodienste kompetente Unterstützung.

Terminkoordination: Herausforderungen für Freelancerinnen



Als Freelancerin alle anfallenden Aufgaben alleine zu übernehmen, kann sich als Herausforderung herausstellen. Je mehr ein Unternehmen oder Vorhaben wächst, desto schwieriger wird es, sämtlichen Tätigkeiten alleine nachzugehen. Auch der Umsatz kann unter der Last an Routinetätigkeiten oder Verwaltungsaufgaben leiden.

Demnach ist es wenig sinnvoll, Aufgaben selbst zu übernehmen, die das Kerngeschäft beziehungsweise den Umsatz nicht betreffen. Wer derlei Tätigkeiten auslagert, kann sich auf diejenigen Arbeiten konzentrieren, die den meisten Umsatz versprechen. Outsourcing ermöglicht den Fokus auf die eigenen Talente.

Gerade für Freelancerinnen mit einem hohen Kund*innenaufkommen ist es wichtig, Termine optimal zu koordinieren. Geht es um die Anbahnung und den Erhalt von Kund*innen- und Geschäftskontakten, ist insbesondere die telefonische Erreichbarkeit von hoher Bedeutung. Auch wenn sich digitale Kommunikationsmedien großer Beliebtheit erfreuen, werden etwa 90 Prozent sämtlicher Anfragen noch immer telefonisch an Unternehmen gerichtet.

Gleichermaßen ist es für viele nicht erschwinglich oder wirtschaftlich, entsprechendes Personal einzustellen. Ein Sekretariat bedeutet hohe Kosten, was die Frage aufwirft, welche Alternativen im Sinne der Erreichbarkeit und Terminkoordination in Frage kommen.

Terminkoordination durch externen Telefon- und Büroservice

Ein externer Büroservice ist eine Alternative zur Einstellung von Personal für die Terminkoordination. Kund*innenservice und Geschäftskontakte können von geschulten externen Dienstleister*innen übernommen werden. Es handelt sich um eine effiziente Lösung für Kommunikationsaufgaben, die in der Regel kostengünstig ausfällt und nach konkret in Anspruch genommener Leistung abgerechnet wird.

Bei Nutzung eines solchen virtuellen Personals wird im Allgemeinen nur eine Grundgebühr für die Service-Bereithaltung fällig. Davon unabhängig werden ausschließlich die tatsächlich geführten Gespräche in Rechnung gestellt. Die Abrechnung erfolgt separat und transparent, so dass Freelancerinnen die volle Kostenkontrolle behalten. Die Arbeit wird von ausgebildetem Kommunikationspersonal übernommen. Die wesentliche Stärke virtueller Bürodienstleister*innen liegt in ihrer uneingeschränkten Verfügbarkeit. Virtuelle Sekretär*innen stehen rund um die Uhr zur Bearbeitung von Kommunikationsaufgaben oder zur Bereithaltung telefonischer Erreichbarkeit zur Verfügung. Damit ist ein hohes Maß an Flexibilität gegeben.

Nachteile des Outsourcings der Terminkoordination

Neben den Möglichkeiten ergeben sich auch Grenzen beim Outsourcing. Diese zeigen sich dann, wenn ein/e externe/r Dienstleister*in nicht den Vorstellungen entsprechend arbeitet. Eine Kontrolle der Arbeit ist nicht immer gegeben und die Auslagerung von Tätigkeiten ist stets an das Vertrauen in die Kompetenz der Dienstleister*innen gebunden. Die Verantwortung wird in fremde Hände gegeben, sodass eine Abhängigkeit des Unternehmens entsteht. Bei guter Qualität des Service spricht allerdings nichts gegen eine Auslagerung, sofern die Kompetenz des Dienstleisters im Vorfeld genau geprüft wurde.

Fazit und Handlungsempfehlungen für Freelancerinnen



Speziell für Unternehmerinnen mit intensivem Kund*innengeschäft ist eine funktionierende Terminkoordination unabdingbar. Die telefonische Erreichbarkeit spielt hierbei eine zentrale Rolle. Besonders in Zeiten hohen Kund*innenaufkommens oder in Phasen, die eine Urlaubs- oder Krankheitsvertretung erfordern, können flexibel einsetzbare externe Bürodienstleister eine große Hilfe darstellen. Für Freelancer ermöglicht das Outsourcing von Routinetätigkeiten die Fokussierung auf das Kerngeschäft und optimiert die Kund*innengewinnung, während die Kosten überschaubar bleiben.