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AVIVA-BERLIN.de im Oktober 2017 - Beitrag vom 28.03.2004

Analyse, Consulting, Coaching, Training, Controlling
Sharon Adler

Sylvia Markert, erfahren in Management- & Organisationsstrukturen, berät, begleitet und entlastet Unternehmen, Führungskräfte oder Vorstandssekretärinnen bei der Optimierung ihrer Büroorganisation.





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Markerting - Mehr Erfolg durch intelligente Informationslogistik




Sylvia Markert, Gründerin des Unternehmens Markerting, unterstützt Unternehmen, Führungskräfte oder Vorstandssekretärinnen bei der Aktivierung der Office-Management-Ressourcen und -Potentiale. Seit 1998 ist sie als Beraterin und Management-/Projektmitarbeiterin und als Trainerin für die Dauer eines Projekts oder im Zeitintervall selbständig tätig.

Die Liste ihrer Referenzen ist lang. Die Informationslogistikerin hat bereits Unternehmen wie den Deutschen Sparkassenverlag, die DG Bank, die InfraServ (ehemals Höchst), die Famila Warenhandelsgesellschaft, die Lechwerke (RWE-Group) beraten und sie ist bundesweit als Trainerin für Industrie- und Handelskammern und Akademien tätig. An erster Stelle steht die Optimierung der Büroorganisation und das Selbstmanagement der Beteiligten. Professionell, flexibel & kreativ entwickelt sie gemeinsam mit dem Unternehmen Lösungen, die zu einer positiven Imagebildung des Unternehmens - von Innen nach Außen - resultieren.

AVIVA-Berlin: Was unterscheidet Sie von anderen UnternehmensberaterInnen?
Sylvia Markert: Ich bin in einer Nische tätig. Ich setze in den Unternehmen dort an, wo andere Unternehmensberatungen oft aufhören. Es geht darum, dass Büroarbeit leicht und schnell von der Hand geht, mit dem Ergebnis, dass Zeit optimal genutzt wird, Prioritäten in den Vordergrund treten, komplexe Aufgaben oder Projekte noch professioneller abgewickelt und Informationsverluste, Missverständnisse oder Suchzeiten ausgeschaltet werden.

Sicherlich unterscheidet mich auch meine Praxiserfahrung. Vor meiner Selbständigkeit war ich zehn Jahre Bereichsleiterin im Innendienst und Assistentin des Vorsitzers der Geschäftsführung einer renommierten Unternehmensberatung. Es war meine Kernaufgabe, für klare Strukturen, effiziente Prozesse und ein professionelles Informationsmanagement zu sorgen und flexibel auf veränderte Märkte und wachsende Ansprüche an die Organisation schnell und professionell einzugehen und die richtigen Konzepte dafür zu entwickeln und umzusetzen.

AVIVA-Berlin: Als Beraterin für Office- und Selbstmanagement werden Sie gebraucht, um professionell & kreativ Lösungen hinsichtlich einer Optimierung der Büroorganisation zu entwickeln und umzusetzen. Wie gehen Sie vor und wo setzen Sie an?
Sylvia Markert: Die Vorgehensweise ist abhängig von der Zielsetzung und vom Umfang des Auftrages. Ich arbeite an der Basis bis zum strategischen Konzept, immer maßgeschneidert unter Berücksichtigung der Realtimebedingungen. Ich schaue genau hin und kläre die Ziele. Ich mache mir ein Bild von der Arbeitssituation der Beteiligten. Schon in dieser Phase erhalten sie wertvolle Anregungen. In Coachings oder Workshops, die auch als Multiplikatoren dienen können, werden Lösungen vorgestellt oder erarbeitet. Workshop-Protokolle und ein schriftliches Konzept dienen als Nachschlagewerke und als Leitfäden für die Umsetzung

Es gibt auch Unternehmen, die nur Seminare buchen.

AVIVA-Berlin: Sie haben sich auch in Vorstandskreisen einen Namen gemacht. Zum einen coachen Sie Vorstände im Umgang mit EDV - das kann dann auch schon mal am Wochenende sein - und zum anderen begleiten und entlasten Sie Vorstandsekretär/e/innen als Coach. Wie ist es dazu gekommen? Und sind Vorstandssekretär/e/innen nicht schon perfekt?
Sylvia Markert: Angefangen hat es damit, dass ein Vorstand den Wunsch hatte, per Knopfdruck zu einem Vorgang in seinem Computer alle anderen Informationen zu sehen. Er wollte im Computer blättern können wie in einer Akte. Das Durchklicken im Explorer war ihm zu umständlich. Und bei diesem Gedanken ist ihm die Idee gekommen, einen Experten zu finden, der einmal checkt, welche Potenziale in seinem Büro noch effektiver genutzt werden können. Dabei entstand eine gute Zusammenarbeit mit seiner Sekretärin und letztendlich wurde das Coaching auf alle Vorstände und Bereichsleiter und ihre engsten Mitarbeiter/innen ausgeweitet.

In großen Unternehmen sind Vorstandssekretär/e/innen top. Sie sind Manager im Hintergrund und bewältigen einen enormen Arbeitsanfall und kämpfen mit einer Informationsflut, 100 Mails am Tag sind da keine Seltenheit. Arbeitspraktiken und Wiedervorlage- und Ablagesysteme, die in vergangenen Tagen noch bewährt waren, reichen heute nicht mehr aus. In Seminaren finden Sie Anregungen, im Coaching Lösungen. Diese setzen wir gemeinsam um.

AVIVA-Berlin: Über welchen Zeitraum begleiten Sie die Unternehmen auf ihrem Weg zu einer optimalen Organisation und Neustrukturierung?
Sylvia Markert: Vieles wird schon im Rahmen der Coaching- oder Beratungstage gleich umgesetzt. Mit fünf Tagen kann ich für ein zehnköpfiges Team schon sehr viel tun.

AVIVA-Berlin: Wann, in welcher Situation, ist es für ein Unternehmen optimal, von Ihnen beraten zu werden? Gibt es einen besonders günstigen Zeitpunkt für den Einstieg?
Sylvia Markert: Jeder Zeitpunkt ist der Richtige.In vielen Unternehmen sind die Büroausstattungen leistungsstark wie ein Formel-Eins-Wagen, doch sie bringen nur die PS eines Kleinwagens auf die Straße

Immer mehr Aufgaben werden auf immer weniger Menschen verteilt und die Arbeitswelt ist im Wandel. Mitarbeiter müssen mehr Selbstverantwortung übernehmen und zu Akteuren werden. Jeder ist im Markt und der Markt ist überall. Die Basis dafür ist ein professionelles Office-, Informations- und Zeitmanagement. Wenn hektische "Betriebsamkeit" an der Tagesordnung ist, dann ist es nur eine Frage der Zeit, wie lange sich ein Unternehmen diesen Zustand leisten kann.

AVIVA-Berlin: Ihre praxisnahen Konzepte und deren Umsetzung zu Realtime-Bedingungen schaffen ein gutes Klima für eine nachhaltige und erfolgreiche Umsetzung der bei Ihnen erlernten Techniken - wie sieht eine typische Arbeitssituation aus, die Sie in den meisten Unternehmen antreffen?
Sylvia Markert: Volle Schreibtische, und wenn diese aufgeräumt sind, dann sind die Schränke überfüllt. Klagen über die E-Mail-Flut.
Unzureichende oder viel zu umständliche Nutzung der MS Office-Programme, trotz Schulungen. Fehlende Transparenz an den Arbeitsplätzen, bei der Ablage für Papier und Dateien. Klagen über die vielen Aufgaben, die gleichzeitig zu erledigen sind.
Nur Zeit am Abend oder am Wochenende für die Bearbeitung komplexer Aufgaben.
Ständige Unterbrechungen.

AVIVA-Berlin: Der papierfreie Schreibtisch ist - trotz moderner Büroausstattung - in den meisten Unternehmen niemals anzutreffen. Es entstehen hohe Zeitverluste und Unproduktivität durch Desorganisation. In Ihrem ganzheitlichen Konzept aktivieren Sie Ressourcen & Potentiale und erhöhen dadurch die Produktivität um mehr als 30%! Ihre Devise lautet: Vom Bürostau zum Flow. Wodurch genau schaffen Sie mit Ihrer Strategie die "Zettelwirtschaft" nachhaltig ab?
Sylvia Markert: Ich treffe verschiedene Formen der Zettelwirtschaft an. Da gibt es Schreibtische, die so voll sind, dass man kein Stück mehr von der Arbeitsplatte sieht, oder es gibt die vielen Stapel in Klarsichthüllen, Körbe oder Mappen. Derjenige, der sich auf dem Schreibtisch ausbreitet, hat den Wunsch, alles im Blick zu haben. Derjenige, der seine Stapel bildet, möchte schon strukturierter arbeiten. Zettelwirtschaft in beiden Formen geben keinen Überblick. Es gibt genügend Möglichkeiten, die Zettelwirtschaft einzustellen: E-Mails müssen nicht ausgedruckt werden, Outlook oder andere Tools bieten Nachverfolgungsmöglichkeiten. Wiedervorlagemappen oder Körbe sind nicht geeignet, um Vorgänge zu organisieren, eine professionelle Aufgabenplanung leistet dies mit dem interessanten Nebeneffekt, den viele Führungskräfte schätzen: Per Knopfdruck ist zu erkennen, wer im Team an welchen Aufgaben arbeitet - mit den dazugehörigen Unterlagen und Informationen.
Die Strategie für den einzelnen: nach Prioritäten filtern, planen und handeln. Bei jeder Information entscheiden, was wann zu tun ist und die Übersicht dafür zu schaffen, dass nichts durchgehen kann. Die Unterlage auf den Stapel zu legen oder ein Zettelchen zu schreiben ist keine Entscheidung und man verzettelt sich leicht im wahrsten Sinne des Wortes. Die Strategie für das Team: Zusammenarbeit und Informationsaustausch und -Speicher transparenter und einfacher gestalten.

Pro Mitarbeiter ist eine Stunde Zeitersparnis pro Tag leicht möglich. Klarheit schafft Motivation und damit bessere Ergebnisse. Suchzeiten, Missverständnisse durch unzureichende Kommunikation, hoher Zeitaufwand bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder im Vertretungsfall, etc. werden deutlich reduziert.

AVIVA-Berlin: Jede Abteilung eines Unternehmens hat mit unterschiedlichen Menschen und unterschiedlichen Arbeitssituationen zu tun. Dazu bieten Sie spezielle, maßgeschneiderte Inhouse-Workshops an. Bitte beschreiben Sie uns die Schwerpunkte und Konzepte der Workshops.
Sylvia Markert: Intelligente Konzepte alleine reichen nicht aus. Meine Stärken sind u. a., dass ich mich sehr genau in die Situationen hineinversetzen kann und berücksichtige, dass jeder Arbeitsplatz andere Anforderungen stellt und jeder seinen eigenen Arbeitsstil hat. Es gelingt mir leicht, kreativ und flexibel Ideen, Vorschläge zu entwickeln. Im Vordergrund meines Handelns steht der spürbare Mehrwert von Anfang an. Ich beteilige die Mitarbeiter und ich gewinne sie. Mein Motto "Inspirieren, Handeln, Wirken".

Schwerpunkte der Workshops sind, dass die Teilnehmer die Gelegenheit haben, ihre Büroorganisation und ihr Selbstmanagement zu beleuchten. Anhand ihrer Beispiele zeige ich Wege, Methoden und Systeme auf, die ein effektiveres Arbeiten ermöglichen. Im Vordergrund stehen die Praxisbeispiele und Lösungen.

AVIVA-Berlin: Wodurch wird die Sicherstellung in der Umsetzung gewährleistet?
Sylvia Markert: Mir ist es wichtig, dass jeder seinen Nutzen erkennt. Wenn das nicht gegeben ist, wird die Umsetzung keinen Spaß machen und nur sehr mühsam zu realisieren sein. Es ist geklärt, wer welche Aufgaben in welchem Zeitrahmen unter Berücksichtigung seiner Arbeitsbelastung erledigen kann. Wir vereinbaren verbindliche Termine und Sicherungsmechanismen. Ein Konzept und Workshopprotokolle dienen als Leitfaden. Ich begleite die Umsetzungsphase, wenn ich gebraucht werde, telefonisch, online, punktuell vor Ort oder als Projektmitarbeiterin auf Zeit.

AVIVA-Berlin: Was war Ihr größter Erfolg?
Sylvia Markert: Bis jetzt war jede Beratung ein Erfolg. Ich erinnere mich an einen meiner ersten Aufträge gerne, der eine besondere Herausforderung war. Der Abteilungsleiter empfing mich mit den Worten "Ich stehe mit dem Rücken an der Wand. Wenn ich die Büros meiner Leute sehe, habe ich das Gefühl, dass jeden Augenblick eine Bombe platzt."

Ich traf in dieser Abteilung alles an, von der sympathischen Webdesignerin, die ich per Handschlag nicht begrüßen konnte, weil selbst der Boden ihres Zimmers voller Unterlagen, Akten, Zeitungen, CD´s, ... waren bis zum Projektmitarbeiter, der sich mit 25 Körben zugebaut, seit drei Monaten keine Ablage mehr gemacht und seit 14 Tagen keine Post mehr bearbeitet hatte.

Wir entwickelten "Spielregeln" für das Projektteam, in dem Fragen geklärt wurden, ab wann sprechen wir von einem Projekt, wie sind die Unterlagen zu organisieren, wie sieht das Berichtswesen aus, wie sehen die Verzeichnisstrukturen aus, welche Aufgaben sind im EDV-Aufgabenmenü für alle sichtbar festzuhalten, wie kann Papier reduziert werden, wie kann die Sekretärin sie noch mehr entlasten und was muss dafür von beiden Seiten geändert werden, etc.

AVIVA-Berlin: Sie sind seit 1998 als Beraterin und Management-/Projektmitarbeiterin auf Zeit und als Trainerin selbständig. Was lieben Sie an Ihrem Beruf? Was motiviert Sie?
Sylvia Markert: Ich brauche interessante Aufgaben und Erfolgserlebnisse. Ich hatte schon lange den Wunsch, selbständig zu sein. Es macht mir Spaß, etwas bewegen zu können, immer wieder mit Neuem umzugehen, viele Menschen kennenzulernen,...

Interessiert? Dann fordern Sie die ausführlichen Unterlagen an:

www.freiraeumeschaffen.de
info@sylvia-markert.de

Sylvia Markert
Spitzackerweg 8
65375 Oestrich-Winkel
tel. 0172-2043430
www.sylvia-markert.de

Übrigens: www.freiraeumeschaffen.de wurde unter den besten Web-Seiten weltweit mit dem Golden Web Award 2002-2003 ausgezeichnet.

Women + Work Beitrag vom 28.03.2004 Sharon Adler 

   




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