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24.05.2018

Terminkoordination f√ľr Freelancerinnen - M√∂glichkeiten und Grenzen des Outsourcings
AVIVA-Redaktion

W√§hrend das Outsourcing in vielen L√§ndern zum Alltag geh√∂rt, ist es in Deutschland vergleichsweise noch wenig verbreitet. Die Auslagerung von bestimmten Gesch√§ftsprozessen birgt jedoch die Chance, sich besser auf das Kerngesch√§ft fokussieren zu k√∂nnen. Gerade Freelancerinnen in kund*innenorientierten Branchen verlieren oft viel Zeit bei Routineaufgaben, w√§hrend die Hauptarbeit zur√ľck bleibt. Denn Terminkoordination und telefonische Erreichbarkeit sind so wichtig wie zeitintensiv. Daher stellt sich die Frage nach dem Outsourcing dieser Dienstleistungen.



√úberblick zu Chancen und Risiken des Outsourcings

Allgemein dient das Outsourcing der Auslagerung zeitraubender Routine- und Support-Aufgaben. Hierzu geh√∂ren etwa Aufgaben der B√ľrokommunikation, die Terminkoordination, IT-Aufgaben oder Reinigungsarbeiten. Ziel des Outsourcings ist die Konzentration auf die eigenen Kernbereiche. Anders als bei betriebseigenem Personal entf√§llt beim Outsourcing zudem die Auswahl und Einarbeitung der ben√∂tigten Mitarbeiter*innen. Auch der Verzicht auf feste Gehaltszahlungen, etwa f√ľr das Sekretariat, spricht f√ľr die Auslagerung der Gesch√§ftsbereiche. Externe Dienstleister*innen besch√§ftigen professionell ausgebildete Arbeitskr√§fte, die sich kompetent um die outgesourcten Aufgaben k√ľmmern.

Ein Nachteil beim Outsourcing kann der Kontrollverlust √ľber die Bereiche sein, die outgesourct werden. Bei anspruchsvolleren T√§tigkeiten wie etwa im Bereich der IT kann dies zu Problemen f√ľhren. Handelt es sich jedoch um Routine-T√§tigkeiten wie die Gew√§hrleistung telefonischer Erreichbarkeit, so versprechen externe B√ľrodienste kompetente Unterst√ľtzung. Daher stellt sich die Frage, ob die Aufgaben auch wirklich im Sinne der Firma oder Unternehmerin erledigt werden. Bei anspruchsvolleren T√§tigkeiten wie etwa im Bereich der IT kann dies zu Problemen f√ľhren. Handelt es sich jedoch um Routine-T√§tigkeiten wie Gew√§hrleistung telefonischer Erreichbarkeit, so versprechen externe B√ľrodienste kompetente Unterst√ľtzung.

Terminkoordination: Herausforderungen f√ľr Freelancerinnen



Als Freelancerin alle anfallenden Aufgaben alleine zu √ľbernehmen, kann sich als Herausforderung herausstellen. Je mehr ein Unternehmen oder Vorhaben w√§chst, desto schwieriger wird es, s√§mtlichen T√§tigkeiten alleine nachzugehen. Auch der Umsatz kann unter der Last an Routinet√§tigkeiten oder Verwaltungsaufgaben leiden.

Demnach ist es wenig sinnvoll, Aufgaben selbst zu √ľbernehmen, die das Kerngesch√§ft beziehungsweise den Umsatz nicht betreffen. Wer derlei T√§tigkeiten auslagert, kann sich auf diejenigen Arbeiten konzentrieren, die den meisten Umsatz versprechen. Outsourcing erm√∂glicht den Fokus auf die eigenen Talente.

Gerade f√ľr Freelancerinnen mit einem hohen Kund*innenaufkommen ist es wichtig, Termine optimal zu koordinieren. Geht es um die Anbahnung und den Erhalt von Kund*innen- und Gesch√§ftskontakten, ist insbesondere die telefonische Erreichbarkeit von hoher Bedeutung. Auch wenn sich digitale Kommunikationsmedien gro√üer Beliebtheit erfreuen, werden etwa 90 Prozent s√§mtlicher Anfragen noch immer telefonisch an Unternehmen gerichtet.

Gleicherma√üen ist es f√ľr viele nicht erschwinglich oder wirtschaftlich, entsprechendes Personal einzustellen. Ein Sekretariat bedeutet hohe Kosten, was die Frage aufwirft, welche Alternativen im Sinne der Erreichbarkeit und Terminkoordination in Frage kommen.

Terminkoordination durch externen Telefon- und B√ľroservice

Ein externer B√ľroservice ist eine Alternative zur Einstellung von Personal f√ľr die Terminkoordination. Kund*innenservice und Gesch√§ftskontakte k√∂nnen von geschulten externen Dienstleister*innen √ľbernommen werden. Es handelt sich um eine effiziente L√∂sung f√ľr Kommunikationsaufgaben, die in der Regel kosteng√ľnstig ausf√§llt und nach konkret in Anspruch genommener Leistung abgerechnet wird.

Bei Nutzung eines solchen virtuellen Personals wird im Allgemeinen nur eine Grundgeb√ľhr f√ľr die Service-Bereithaltung f√§llig. Davon unabh√§ngig werden ausschlie√ülich die tats√§chlich gef√ľhrten Gespr√§che in Rechnung gestellt. Die Abrechnung erfolgt separat und transparent, so dass Freelancerinnen die volle Kostenkontrolle behalten. Die Arbeit wird von ausgebildetem Kommunikationspersonal √ľbernommen. Die wesentliche St√§rke virtueller B√ľrodienstleister*innen liegt in ihrer uneingeschr√§nkten Verf√ľgbarkeit. Virtuelle Sekret√§r*innen stehen rund um die Uhr zur Bearbeitung von Kommunikationsaufgaben oder zur Bereithaltung telefonischer Erreichbarkeit zur Verf√ľgung. Damit ist ein hohes Ma√ü an Flexibilit√§t gegeben.

Nachteile des Outsourcings der Terminkoordination

Neben den M√∂glichkeiten ergeben sich auch Grenzen beim Outsourcing. Diese zeigen sich dann, wenn ein/e externe/r Dienstleister*in nicht den Vorstellungen entsprechend arbeitet. Eine Kontrolle der Arbeit ist nicht immer gegeben und die Auslagerung von T√§tigkeiten ist stets an das Vertrauen in die Kompetenz der Dienstleister*innen gebunden. Die Verantwortung wird in fremde H√§nde gegeben, sodass eine Abh√§ngigkeit des Unternehmens entsteht. Bei guter Qualit√§t des Service spricht allerdings nichts gegen eine Auslagerung, sofern die Kompetenz des Dienstleisters im Vorfeld genau gepr√ľft wurde.

Fazit und Handlungsempfehlungen f√ľr Freelancerinnen



Speziell f√ľr Unternehmerinnen mit intensivem Kund*innengesch√§ft ist eine funktionierende Terminkoordination unabdingbar. Die telefonische Erreichbarkeit spielt hierbei eine zentrale Rolle. Besonders in Zeiten hohen Kund*innenaufkommens oder in Phasen, die eine Urlaubs- oder Krankheitsvertretung erfordern, k√∂nnen flexibel einsetzbare externe B√ľrodienstleister eine gro√üe Hilfe darstellen. F√ľr Freelancer erm√∂glicht das Outsourcing von Routinet√§tigkeiten die Fokussierung auf das Kerngesch√§ft und optimiert die Kund*innengewinnung, w√§hrend die Kosten √ľberschaubar bleiben.