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AVIVA-BERLIN.de im Juni 2018 - Beitrag vom 19.03.2006

Logistik im B├╝ro. Unordnung kostet Geld
Yvonne de Andr├ęs

Die Autorin Edith Stork zeigt uns, wie effiziente B├╝ro-Organisation funktioniert. Das System kann auf eine kurze Formel gebracht werden: A-P-DOK (Administration-Projekte-Dokumentation).



Jede/r kennt sie, B├╝ros mit ausgedehnten Alpenlandschaften gestapelter Akten. Kaum wegger├Ąumt, entstehen sie in rasender Geschwindigkeit neu. Edith Stork verspricht mit ihrem Buch Abhilfe. Sich auf der Suche nach einer Unterlage immer wieder neu durch die Alpenlandschaften zu w├╝hlen, ist einfach un├Âkonomisch.
Es gibt Alternativen. Zun├Ąchst hilft die Autorin dem Leser oder der Leserin festzustellen, was f├╝r ein Ordnungstyp er (sie) ist, danach entwickelt sie ├╝bersichtlich ihre Strategien.

Im Zentrum ihrer Vorschl├Ąge steht ein Ordnungssystem mit dem Namen A-P-Dok. Dahinter verbirgt sich zun├Ąchst nur eine Aufteilung aller anfallenden Texte, Schriftst├╝cke und Dokumente in drei gro├če Bereiche: Administration, Projekte und Dokumentation.
Unter Administration versteht die Autorin den kaufm├Ąnnischen Ablauf im Tagesgesch├Ąft. Alle Schriftst├╝cke dieses Bereichs erhalten einen Namen und werden systematisch, alphabetisch und chronologisch in Ordnern abgeheftet. Alternativ lassen sich auch systematisch geordnete Karteikarten verwenden.
Als Projekte definiert Frau Stork das, "was wir auf dem Markt" tun. Also die Produktverwaltung, Korrespondenz, Auftragsverwaltung und Auftragsabwicklung. Auch hier empfiehlt sie die Ablage in Ordnern.
Unter Dokumentation werden Kataloge, Literatur, Abonnements, etc gefasst, die wichtig f├╝r den administrativen Bereich sind. Edith Stork versteht hierunter z.B. den Duden, Loseblattsammlungen oder Projektbeschreibungen und Fachliteratur zu den Projekten. Die Autorin gibt systematisch Hilfestellungen f├╝r das Erfassen der unterschiedlichsten Publikationsformen. Der Zugriff zu den Schriftst├╝cken soll nicht nur f├╝r den Nutzer bzw. die Nutzerin sondern auch f├╝r Andere klar nachvollziehbar sein. ├ältere Unterlagen und Dokumente kommen ins Archiv und werden dort nach der Struktur des A-P-Dok-System aufbewahrt. Dies spart nicht nur Zeit, sondern auch Platz und Geld. Die Energie kann so ganz auf kreative Dinge gerichtet werden, die st├Ąndige Schnitzeljagd nach untergetauchten Schriftst├╝cken hat ein Ende.

Edith Storks Organisationsvorschl├Ąge zielen auf ein ideales B├╝ro. Sie beschreibt seine Entstehung bis in solche Details wie und wo z. B. die jeweiligen Ordner des A-P-Dok-Systems stehen sollten und wie man Telefone, Schreibtische, Ablagek├Ârbchen und vieles mehr ausrichten k├Ânnte. Selbst f├╝r die Abfolge der Schriftst├╝cke in den Ordnern hat sie noch Vorschl├Ąge. Das alles ist nicht nur graue Theorie. Die Autorin kann mit Rechenbeispielen deutlich zeigen, welchen ├Âkonomischen Sinn eine solche Ordnung hat.

Ganz so ordentlich wie Frau Stork es anderen vorschl├Ągt, ist sie aber offenbar selbst nicht. In der inzwischen 6. Auflage ihres Buches, erschienen 2004, immerhin also nach der Einf├╝hrung des Euro, wird immer noch mit DM Betr├Ągen gerechnet.

Edith Stork geht davon aus, dass Ordnung t├Ąglich einge├╝bt werden muss. Es sei wie beim Autofahren sagt sie, durch ├ťbung wird man t├Ąglich besser. Ordnung hilft Zeit zu gewinnen, Geld und Platz zu sparen. Ordnung wird von der Autorin als innere und ├Ąu├čere Haltung zur Logistik konzipiert. Wenn im B├╝ro die Akten-Alpenlandschaften abgebaut sind, gibt es auch wieder Platz f├╝r Yoga.

Die Fotomotive des Buches, schwarz/wei├č gehalten, sind freilich nicht auf dem allerneuesten Stand. Im Kapitel "Ja zum Idealen B├╝ro" erh├Ąlt die oder der LeserIn z.B. einen Eindruck vom Schreibtisch Konrad Adenauers. Auch manches eingestreute Zitat von J. W. v. Goethe - "Ich will lieber eine Ungerechtigkeit begehen, als eine Unordnung ertragen" - wird Leser und Leserin etwas merkw├╝rdig ber├╝hren. Allerdings ist es Edith Stork auch gelungen, einige ewig g├╝ltige Wahrheiten ├╝ber B├╝ros und ihre Ordnung auszugraben, wie zum Beispiel jenes Zitat von Kurt Tucholsky: "Die Seele jeder Ordnung ist ein gro├čer Papierkorb."

AVIVA-Tipp: Schnell, knapp und anschaulich kann man hier das Aufr├Ąumen mit System erlernen. Eins ist klar, Ordnung ist f├╝r Edith Stork nicht nur das halbe, sondern das ganze Leben.

Zur Autorin:
Edith Stork
ist Beraterin f├╝r B├╝ro-Organisation in Frankfurt am Main. Sie bietet ein Konzept f├╝r die gesamte Infrastruktur in Firmen, f├╝r B├╝roabl├Ąufe, Aktengestaltung, Dokumentation sowie die optimale Nutzung des B├╝romobiliars mit der Methode A-P-DOK (Administration, Projekte und Dokumentation) an. Ein weiterer Buchtitel von Stork ist: Eine Frau r├Ąumt auf. Ordnung ist mein Weg - eine Erfolgsgeschichte, Frankfurt 2003.


Edith Stork
Logistik im B├╝ro

Unordnung kostet Geld
Beltz Verlag, 6., neu ausgestattete Auflage 2004
ISBN 3-407-36417-2
117 Seiten, Pappband
EUR 22,9090008115&artiId=2814962"


Literatur Beitrag vom 19.03.2006 Yvonne de Andr├ęs 





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