AVIVA-BERLIN.de im April 2024 - Beitrag vom 19.03.2006


Logistik im Büro. Unordnung kostet Geld
Yvonne de Andrés

Die Autorin Edith Stork zeigt uns, wie effiziente Büro-Organisation funktioniert. Das System kann auf eine kurze Formel gebracht werden: A-P-DOK (Administration-Projekte-Dokumentation).

Jede/r kennt sie, Büros mit ausgedehnten Alpenlandschaften gestapelter Akten. Kaum weggeräumt, entstehen sie in rasender Geschwindigkeit neu. Edith Stork verspricht mit ihrem Buch Abhilfe. Sich auf der Suche nach einer Unterlage immer wieder neu durch die Alpenlandschaften zu wühlen, ist einfach unökonomisch.
Es gibt Alternativen. Zunächst hilft die Autorin dem Leser oder der Leserin festzustellen, was für ein Ordnungstyp er (sie) ist, danach entwickelt sie übersichtlich ihre Strategien.

Im Zentrum ihrer Vorschläge steht ein Ordnungssystem mit dem Namen A-P-Dok. Dahinter verbirgt sich zunächst nur eine Aufteilung aller anfallenden Texte, Schriftstücke und Dokumente in drei große Bereiche: Administration, Projekte und Dokumentation.
Unter Administration versteht die Autorin den kaufmännischen Ablauf im Tagesgeschäft. Alle Schriftstücke dieses Bereichs erhalten einen Namen und werden systematisch, alphabetisch und chronologisch in Ordnern abgeheftet. Alternativ lassen sich auch systematisch geordnete Karteikarten verwenden.
Als Projekte definiert Frau Stork das, "was wir auf dem Markt" tun. Also die Produktverwaltung, Korrespondenz, Auftragsverwaltung und Auftragsabwicklung. Auch hier empfiehlt sie die Ablage in Ordnern.
Unter Dokumentation werden Kataloge, Literatur, Abonnements, etc gefasst, die wichtig für den administrativen Bereich sind. Edith Stork versteht hierunter z.B. den Duden, Loseblattsammlungen oder Projektbeschreibungen und Fachliteratur zu den Projekten. Die Autorin gibt systematisch Hilfestellungen für das Erfassen der unterschiedlichsten Publikationsformen. Der Zugriff zu den Schriftstücken soll nicht nur für den Nutzer bzw. die Nutzerin sondern auch für Andere klar nachvollziehbar sein. Ältere Unterlagen und Dokumente kommen ins Archiv und werden dort nach der Struktur des A-P-Dok-System aufbewahrt. Dies spart nicht nur Zeit, sondern auch Platz und Geld. Die Energie kann so ganz auf kreative Dinge gerichtet werden, die ständige Schnitzeljagd nach untergetauchten Schriftstücken hat ein Ende.

Edith Storks Organisationsvorschläge zielen auf ein ideales Büro. Sie beschreibt seine Entstehung bis in solche Details wie und wo z. B. die jeweiligen Ordner des A-P-Dok-Systems stehen sollten und wie man Telefone, Schreibtische, Ablagekörbchen und vieles mehr ausrichten könnte. Selbst für die Abfolge der Schriftstücke in den Ordnern hat sie noch Vorschläge. Das alles ist nicht nur graue Theorie. Die Autorin kann mit Rechenbeispielen deutlich zeigen, welchen ökonomischen Sinn eine solche Ordnung hat.

Ganz so ordentlich wie Frau Stork es anderen vorschlägt, ist sie aber offenbar selbst nicht. In der inzwischen 6. Auflage ihres Buches, erschienen 2004, immerhin also nach der Einführung des Euro, wird immer noch mit DM Beträgen gerechnet.

Edith Stork geht davon aus, dass Ordnung täglich eingeübt werden muss. Es sei wie beim Autofahren sagt sie, durch Übung wird man täglich besser. Ordnung hilft Zeit zu gewinnen, Geld und Platz zu sparen. Ordnung wird von der Autorin als innere und äußere Haltung zur Logistik konzipiert. Wenn im Büro die Akten-Alpenlandschaften abgebaut sind, gibt es auch wieder Platz für Yoga.

Die Fotomotive des Buches, schwarz/weiß gehalten, sind freilich nicht auf dem allerneuesten Stand. Im Kapitel "Ja zum Idealen Büro" erhält die oder der LeserIn z.B. einen Eindruck vom Schreibtisch Konrad Adenauers. Auch manches eingestreute Zitat von J. W. v. Goethe - "Ich will lieber eine Ungerechtigkeit begehen, als eine Unordnung ertragen" - wird Leser und Leserin etwas merkwürdig berühren. Allerdings ist es Edith Stork auch gelungen, einige ewig gültige Wahrheiten über Büros und ihre Ordnung auszugraben, wie zum Beispiel jenes Zitat von Kurt Tucholsky: "Die Seele jeder Ordnung ist ein großer Papierkorb."

AVIVA-Tipp: Schnell, knapp und anschaulich kann man hier das Aufräumen mit System erlernen. Eins ist klar, Ordnung ist für Edith Stork nicht nur das halbe, sondern das ganze Leben.

Zur Autorin:
Edith Stork ist Beraterin für Büro-Organisation in Frankfurt am Main. Sie bietet ein Konzept für die gesamte Infrastruktur in Firmen, für Büroabläufe, Aktengestaltung, Dokumentation sowie die optimale Nutzung des Büromobiliars mit der Methode A-P-DOK (Administration, Projekte und Dokumentation) an. Ein weiterer Buchtitel von Stork ist: Eine Frau räumt auf. Ordnung ist mein Weg - eine Erfolgsgeschichte, Frankfurt 2003.

Edith Stork
Logistik im Büro
Unordnung kostet Geld
Beltz Verlag, 6., neu ausgestattete Auflage 2004
ISBN 3-407-36417-2
117 Seiten, Pappband
EUR 22,9090008115&artiId=2814962"