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AVIVA-BERLIN.de im Juni 2018 - Beitrag vom 28.03.2004

Analyse, Consulting, Coaching, Training, Controlling
Sharon Adler

Sylvia Markert, erfahren in Management- & Organisationsstrukturen, berĂ€t, begleitet und entlastet Unternehmen, FĂŒhrungskrĂ€fte oder VorstandssekretĂ€rinnen bei der Optimierung ihrer BĂŒroorganisation.





. . . . PR . . . .

Markerting - Mehr Erfolg durch intelligente Informationslogistik




Sylvia Markert, GrĂŒnderin des Unternehmens Markerting, unterstĂŒtzt Unternehmen, FĂŒhrungskrĂ€fte oder VorstandssekretĂ€rinnen bei der Aktivierung der Office-Management-Ressourcen und -Potentiale. Seit 1998 ist sie als Beraterin und Management-/Projektmitarbeiterin und als Trainerin fĂŒr die Dauer eines Projekts oder im Zeitintervall selbstĂ€ndig tĂ€tig.

Die Liste ihrer Referenzen ist lang. Die Informationslogistikerin hat bereits Unternehmen wie den Deutschen Sparkassenverlag, die DG Bank, die InfraServ (ehemals Höchst), die Famila Warenhandelsgesellschaft, die Lechwerke (RWE-Group) beraten und sie ist bundesweit als Trainerin fĂŒr Industrie- und Handelskammern und Akademien tĂ€tig. An erster Stelle steht die Optimierung der BĂŒroorganisation und das Selbstmanagement der Beteiligten. Professionell, flexibel & kreativ entwickelt sie gemeinsam mit dem Unternehmen Lösungen, die zu einer positiven Imagebildung des Unternehmens - von Innen nach Außen - resultieren.

AVIVA-Berlin: Was unterscheidet Sie von anderen UnternehmensberaterInnen?
Sylvia Markert: Ich bin in einer Nische tĂ€tig. Ich setze in den Unternehmen dort an, wo andere Unternehmensberatungen oft aufhören. Es geht darum, dass BĂŒroarbeit leicht und schnell von der Hand geht, mit dem Ergebnis, dass Zeit optimal genutzt wird, PrioritĂ€ten in den Vordergrund treten, komplexe Aufgaben oder Projekte noch professioneller abgewickelt und Informationsverluste, MissverstĂ€ndnisse oder Suchzeiten ausgeschaltet werden.

Sicherlich unterscheidet mich auch meine Praxiserfahrung. Vor meiner SelbstĂ€ndigkeit war ich zehn Jahre Bereichsleiterin im Innendienst und Assistentin des Vorsitzers der GeschĂ€ftsfĂŒhrung einer renommierten Unternehmensberatung. Es war meine Kernaufgabe, fĂŒr klare Strukturen, effiziente Prozesse und ein professionelles Informationsmanagement zu sorgen und flexibel auf verĂ€nderte MĂ€rkte und wachsende AnsprĂŒche an die Organisation schnell und professionell einzugehen und die richtigen Konzepte dafĂŒr zu entwickeln und umzusetzen.

AVIVA-Berlin: Als Beraterin fĂŒr Office- und Selbstmanagement werden Sie gebraucht, um professionell & kreativ Lösungen hinsichtlich einer Optimierung der BĂŒroorganisation zu entwickeln und umzusetzen. Wie gehen Sie vor und wo setzen Sie an?
Sylvia Markert: Die Vorgehensweise ist abhĂ€ngig von der Zielsetzung und vom Umfang des Auftrages. Ich arbeite an der Basis bis zum strategischen Konzept, immer maßgeschneidert unter BerĂŒcksichtigung der Realtimebedingungen. Ich schaue genau hin und klĂ€re die Ziele. Ich mache mir ein Bild von der Arbeitssituation der Beteiligten. Schon in dieser Phase erhalten sie wertvolle Anregungen. In Coachings oder Workshops, die auch als Multiplikatoren dienen können, werden Lösungen vorgestellt oder erarbeitet. Workshop-Protokolle und ein schriftliches Konzept dienen als Nachschlagewerke und als LeitfĂ€den fĂŒr die Umsetzung

Es gibt auch Unternehmen, die nur Seminare buchen.

AVIVA-Berlin: Sie haben sich auch in Vorstandskreisen einen Namen gemacht. Zum einen coachen Sie VorstÀnde im Umgang mit EDV - das kann dann auch schon mal am Wochenende sein - und zum anderen begleiten und entlasten Sie VorstandsekretÀr/e/innen als Coach. Wie ist es dazu gekommen? Und sind VorstandssekretÀr/e/innen nicht schon perfekt?
Sylvia Markert: Angefangen hat es damit, dass ein Vorstand den Wunsch hatte, per Knopfdruck zu einem Vorgang in seinem Computer alle anderen Informationen zu sehen. Er wollte im Computer blĂ€ttern können wie in einer Akte. Das Durchklicken im Explorer war ihm zu umstĂ€ndlich. Und bei diesem Gedanken ist ihm die Idee gekommen, einen Experten zu finden, der einmal checkt, welche Potenziale in seinem BĂŒro noch effektiver genutzt werden können. Dabei entstand eine gute Zusammenarbeit mit seiner SekretĂ€rin und letztendlich wurde das Coaching auf alle VorstĂ€nde und Bereichsleiter und ihre engsten Mitarbeiter/innen ausgeweitet.

In großen Unternehmen sind VorstandssekretĂ€r/e/innen top. Sie sind Manager im Hintergrund und bewĂ€ltigen einen enormen Arbeitsanfall und kĂ€mpfen mit einer Informationsflut, 100 Mails am Tag sind da keine Seltenheit. Arbeitspraktiken und Wiedervorlage- und Ablagesysteme, die in vergangenen Tagen noch bewĂ€hrt waren, reichen heute nicht mehr aus. In Seminaren finden Sie Anregungen, im Coaching Lösungen. Diese setzen wir gemeinsam um.

AVIVA-Berlin: Über welchen Zeitraum begleiten Sie die Unternehmen auf ihrem Weg zu einer optimalen Organisation und Neustrukturierung?
Sylvia Markert: Vieles wird schon im Rahmen der Coaching- oder Beratungstage gleich umgesetzt. Mit fĂŒnf Tagen kann ich fĂŒr ein zehnköpfiges Team schon sehr viel tun.

AVIVA-Berlin: Wann, in welcher Situation, ist es fĂŒr ein Unternehmen optimal, von Ihnen beraten zu werden? Gibt es einen besonders gĂŒnstigen Zeitpunkt fĂŒr den Einstieg?
Sylvia Markert: Jeder Zeitpunkt ist der Richtige.In vielen Unternehmen sind die BĂŒroausstattungen leistungsstark wie ein Formel-Eins-Wagen, doch sie bringen nur die PS eines Kleinwagens auf die Straße

Immer mehr Aufgaben werden auf immer weniger Menschen verteilt und die Arbeitswelt ist im Wandel. Mitarbeiter mĂŒssen mehr Selbstverantwortung ĂŒbernehmen und zu Akteuren werden. Jeder ist im Markt und der Markt ist ĂŒberall. Die Basis dafĂŒr ist ein professionelles Office-, Informations- und Zeitmanagement. Wenn hektische "Betriebsamkeit" an der Tagesordnung ist, dann ist es nur eine Frage der Zeit, wie lange sich ein Unternehmen diesen Zustand leisten kann.

AVIVA-Berlin: Ihre praxisnahen Konzepte und deren Umsetzung zu Realtime-Bedingungen schaffen ein gutes Klima fĂŒr eine nachhaltige und erfolgreiche Umsetzung der bei Ihnen erlernten Techniken - wie sieht eine typische Arbeitssituation aus, die Sie in den meisten Unternehmen antreffen?
Sylvia Markert: Volle Schreibtische, und wenn diese aufgerĂ€umt sind, dann sind die SchrĂ€nke ĂŒberfĂŒllt. Klagen ĂŒber die E-Mail-Flut.
Unzureichende oder viel zu umstĂ€ndliche Nutzung der MS Office-Programme, trotz Schulungen. Fehlende Transparenz an den ArbeitsplĂ€tzen, bei der Ablage fĂŒr Papier und Dateien. Klagen ĂŒber die vielen Aufgaben, die gleichzeitig zu erledigen sind.
Nur Zeit am Abend oder am Wochenende fĂŒr die Bearbeitung komplexer Aufgaben.
StÀndige Unterbrechungen.

AVIVA-Berlin: Der papierfreie Schreibtisch ist - trotz moderner BĂŒroausstattung - in den meisten Unternehmen niemals anzutreffen. Es entstehen hohe Zeitverluste und UnproduktivitĂ€t durch Desorganisation. In Ihrem ganzheitlichen Konzept aktivieren Sie Ressourcen & Potentiale und erhöhen dadurch die ProduktivitĂ€t um mehr als 30%! Ihre Devise lautet: Vom BĂŒrostau zum Flow. Wodurch genau schaffen Sie mit Ihrer Strategie die "Zettelwirtschaft" nachhaltig ab?
Sylvia Markert: Ich treffe verschiedene Formen der Zettelwirtschaft an. Da gibt es Schreibtische, die so voll sind, dass man kein StĂŒck mehr von der Arbeitsplatte sieht, oder es gibt die vielen Stapel in KlarsichthĂŒllen, Körbe oder Mappen. Derjenige, der sich auf dem Schreibtisch ausbreitet, hat den Wunsch, alles im Blick zu haben. Derjenige, der seine Stapel bildet, möchte schon strukturierter arbeiten. Zettelwirtschaft in beiden Formen geben keinen Überblick. Es gibt genĂŒgend Möglichkeiten, die Zettelwirtschaft einzustellen: E-Mails mĂŒssen nicht ausgedruckt werden, Outlook oder andere Tools bieten Nachverfolgungsmöglichkeiten. Wiedervorlagemappen oder Körbe sind nicht geeignet, um VorgĂ€nge zu organisieren, eine professionelle Aufgabenplanung leistet dies mit dem interessanten Nebeneffekt, den viele FĂŒhrungskrĂ€fte schĂ€tzen: Per Knopfdruck ist zu erkennen, wer im Team an welchen Aufgaben arbeitet - mit den dazugehörigen Unterlagen und Informationen.
Die Strategie fĂŒr den einzelnen: nach PrioritĂ€ten filtern, planen und handeln. Bei jeder Information entscheiden, was wann zu tun ist und die Übersicht dafĂŒr zu schaffen, dass nichts durchgehen kann. Die Unterlage auf den Stapel zu legen oder ein Zettelchen zu schreiben ist keine Entscheidung und man verzettelt sich leicht im wahrsten Sinne des Wortes. Die Strategie fĂŒr das Team: Zusammenarbeit und Informationsaustausch und -Speicher transparenter und einfacher gestalten.

Pro Mitarbeiter ist eine Stunde Zeitersparnis pro Tag leicht möglich. Klarheit schafft Motivation und damit bessere Ergebnisse. Suchzeiten, MissverstÀndnisse durch unzureichende Kommunikation, hoher Zeitaufwand bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder im Vertretungsfall, etc. werden deutlich reduziert.

AVIVA-Berlin: Jede Abteilung eines Unternehmens hat mit unterschiedlichen Menschen und unterschiedlichen Arbeitssituationen zu tun. Dazu bieten Sie spezielle, maßgeschneiderte Inhouse-Workshops an. Bitte beschreiben Sie uns die Schwerpunkte und Konzepte der Workshops.
Sylvia Markert: Intelligente Konzepte alleine reichen nicht aus. Meine StĂ€rken sind u. a., dass ich mich sehr genau in die Situationen hineinversetzen kann und berĂŒcksichtige, dass jeder Arbeitsplatz andere Anforderungen stellt und jeder seinen eigenen Arbeitsstil hat. Es gelingt mir leicht, kreativ und flexibel Ideen, VorschlĂ€ge zu entwickeln. Im Vordergrund meines Handelns steht der spĂŒrbare Mehrwert von Anfang an. Ich beteilige die Mitarbeiter und ich gewinne sie. Mein Motto "Inspirieren, Handeln, Wirken".

Schwerpunkte der Workshops sind, dass die Teilnehmer die Gelegenheit haben, ihre BĂŒroorganisation und ihr Selbstmanagement zu beleuchten. Anhand ihrer Beispiele zeige ich Wege, Methoden und Systeme auf, die ein effektiveres Arbeiten ermöglichen. Im Vordergrund stehen die Praxisbeispiele und Lösungen.

AVIVA-Berlin: Wodurch wird die Sicherstellung in der Umsetzung gewÀhrleistet?
Sylvia Markert: Mir ist es wichtig, dass jeder seinen Nutzen erkennt. Wenn das nicht gegeben ist, wird die Umsetzung keinen Spaß machen und nur sehr mĂŒhsam zu realisieren sein. Es ist geklĂ€rt, wer welche Aufgaben in welchem Zeitrahmen unter BerĂŒcksichtigung seiner Arbeitsbelastung erledigen kann. Wir vereinbaren verbindliche Termine und Sicherungsmechanismen. Ein Konzept und Workshopprotokolle dienen als Leitfaden. Ich begleite die Umsetzungsphase, wenn ich gebraucht werde, telefonisch, online, punktuell vor Ort oder als Projektmitarbeiterin auf Zeit.

AVIVA-Berlin: Was war Ihr grĂ¶ĂŸter Erfolg?
Sylvia Markert: Bis jetzt war jede Beratung ein Erfolg. Ich erinnere mich an einen meiner ersten AuftrĂ€ge gerne, der eine besondere Herausforderung war. Der Abteilungsleiter empfing mich mit den Worten "Ich stehe mit dem RĂŒcken an der Wand. Wenn ich die BĂŒros meiner Leute sehe, habe ich das GefĂŒhl, dass jeden Augenblick eine Bombe platzt."

Ich traf in dieser Abteilung alles an, von der sympathischen Webdesignerin, die ich per Handschlag nicht begrĂŒĂŸen konnte, weil selbst der Boden ihres Zimmers voller Unterlagen, Akten, Zeitungen, CDÂŽs, ... waren bis zum Projektmitarbeiter, der sich mit 25 Körben zugebaut, seit drei Monaten keine Ablage mehr gemacht und seit 14 Tagen keine Post mehr bearbeitet hatte.

Wir entwickelten "Spielregeln" fĂŒr das Projektteam, in dem Fragen geklĂ€rt wurden, ab wann sprechen wir von einem Projekt, wie sind die Unterlagen zu organisieren, wie sieht das Berichtswesen aus, wie sehen die Verzeichnisstrukturen aus, welche Aufgaben sind im EDV-AufgabenmenĂŒ fĂŒr alle sichtbar festzuhalten, wie kann Papier reduziert werden, wie kann die SekretĂ€rin sie noch mehr entlasten und was muss dafĂŒr von beiden Seiten geĂ€ndert werden, etc.

AVIVA-Berlin: Sie sind seit 1998 als Beraterin und Management-/Projektmitarbeiterin auf Zeit und als Trainerin selbstÀndig. Was lieben Sie an Ihrem Beruf? Was motiviert Sie?
Sylvia Markert: Ich brauche interessante Aufgaben und Erfolgserlebnisse. Ich hatte schon lange den Wunsch, selbstĂ€ndig zu sein. Es macht mir Spaß, etwas bewegen zu können, immer wieder mit Neuem umzugehen, viele Menschen kennenzulernen,...

Interessiert? Dann fordern Sie die ausfĂŒhrlichen Unterlagen an:

www.freiraeumeschaffen.de
info@sylvia-markert.de

Sylvia Markert
Spitzackerweg 8
65375 Oestrich-Winkel
tel. 0172-2043430
www.sylvia-markert.de

Übrigens: www.freiraeumeschaffen.de wurde unter den besten Web-Seiten weltweit mit dem Golden Web Award 2002-2003 ausgezeichnet.

Women + Work Beitrag vom 28.03.2004 Sharon Adler 





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